Zásady ochrany osobních údajů

1. červen 2018

Informace o zpracování osobních údajů zákazníků v prodejnách M.A.T. Group, s.r.o.

Úvodní informace

Společnost M.A.T. Group, s.r.o. zpracovává osobní údaje zákazníků, kteří jsou fyzickými osobami a kupují zboží a/nebo objednávají služby v prodejnách „M.A.T. Group, s.r.o.“ (dále jen „Zákazníci“), na základě a v souladu s dotčenými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále také jen „Nařízení“), a to za stanovenými účely, jakož i způsoby a prostředky zpracování, které vždy odpovídají příslušnému právnímu titulu ve smyslu článku 6 Nařízení.

Tato Informace o zpracování osobních údajů Zákazníků obsahuje jednak transparentní informace ve smyslu ustanovení článků 13 a 14 Nařízení, jakož i poučení o právech subjektů údajů ve smyslu ustanovení článků 15 až 22 Nařízení.

Správce osobních údajů

Společnost M.A.T. Group, s.r.o., se sídlem Na Roudné 176, PSČ 301 62, IČO: 26367505, vystupuje ve vztahu k osobním údajům Zákazníků v právním postavení správce osobních údajů (dále také jen „Správce“).

Správce nese odpovědnost za zpracování osobních údajů Zákazníků a jiných skupin subjektů údajů a v tomto směru přijal interní organizační, technická a další opatření k zabezpečení a ochraně zpracovávaných osobních údajů, která jsou upravena ve Vnitřním předpisu o ochraně osobních údajů u společnosti M.A.T. Group, s.r.o. (dále jen „Vnitřní předpis“).

Zákazníci mají právo se na společnost M.A.T. Group, s.r.o. jakožto Správce obracet se všemi dotazy týkajícími se zpracování a ochrany osobních údajů a uplatňovat u Správce svá práva subjektů údajů, a to:

  • písemně formou dopisu/ oznámení na adresu sídla Správce, Kontaktní místo pro osobní údaje;
  • elektronicky na e-mailovou adresu Kontaktního místa pro osobní údaje: mat@matgroup.cz;
  • telefonicky na tel. čísle: +420 376709215;
  • osobně na sídle Správce, Kontaktním místě pro osobní údaje.

Zpracovatelé osobních údajů

Správce ve vztahu k osobním údajům Zákazníků smluvně pověřil k dalšímu zpracování osobních údajů zpracovatele: K2 atmitec s.r.o (provozovatel ERP systému). Ohledně obrazových záznamů z kamerových systémů jsou zpracovateli společnosti ABEL C&C s.r.o. Plzeň a bezpečnostní agentura SBS IVA, Rokycany.

Účely zpracování osobních údajů

Správce zpracovává vybrané osobní údaje Zákazníků za následujícími účely:

  • plnění smlouvy/ jednání o smlouvě;
  • plnění povinností prodávajícího vyplývajících z právních předpisů;
  • ochrana majetku a bezpečnosti osob (viz záznamy z kamerového systému – při výběru zboží, jednání o smlouvě, převzetí zboží aj.).

Správce v souvislosti s prodejem zboží v obchodě v jednotlivých prodejnách „M.A.T. Group, s.r.o.“ zpracovává osobní údaje zákazníků (vyjma obrazových záznamů z kamerového systému) pouze v kvalifikovaných případech, zejména:

  • reklamace vad zboží (reklamační listy, žádost o úhradu nákladů spojených s uplatněním reklamace);
  • zákaznické objednávky zboží;
  • objednávky spojené s koupí zboží (objednávky na služby);
  • smlouvy o výpůjčce.

Právní tituly zpracování osobních údajů

Právním titulem ke zpracování osobních údajů Zákazníků ve smyslu článku 6 Nařízení ve vztahu ke shora uvedeným účelům zpracování jsou:

  • plnění smlouvy / jednání;
  • oprávněné zájmy správce;
  • plnění právních povinností správce.

Způsoby a prostředky zpracování osobních údajů

Osobní údaje Zákazníků jsou ze strany Správce zpracovávány těmito způsoby a prostředky:

  • automatizované zpracování
    v informačních a ERP systému (adresní a identifikační údaje zákazníků);
  • manuální zpracování
    v listinné nebo elektronické podobě - smlouvy (včetně objednávek/ potvrzení objednávek), dodací listy, předávací protokoly, daňové doklady a účetní doklady.

Kamerové systémy

Kamerové systémy jsou Správcem provozovány v objektech jednotlivých prodejen společnosti „M.A.T. Group, s.r.o.“, a to jako systémy vybavené funkcí: obrazového záznamu.
Kamerové systémy jsou tvořeny jednotlivými kamerami, které jsou umístěny ke kontrole a monitoringu následujících prostor: vstup/ vjezd do provozovny, vybrané vnitřní prostory a parkoviště.
Kamerový systém je Správcem provozován za následujících podmínek:

  • účel zpracování: ochrana majetku a bezpečnosti osob;
  • právní titul: oprávněné zájmy správce;
  • se souhlasem i bez souhlasu subjektů údajů;
  • dotčené subjekty údajů: zaměstnanci;  odběratelé a dodavatelé (FOP); zákazníci a další fyzické osoby, které se zdržují v prostorách prodejny;
  • kategorie osobních údajů: popisné – obrazové záznamy (obličeje, postavy);
  • místo uložení záznamů: přímo v sídle/ provozovně;
  • doba zpracování/ uchovávání záznamů: 14 dnů ode dne pořízení záznamu
  • technické zabezpečení systému a fyzická ochrana: vyhrazená místnost pro úložiště
  • záznamů, záznamy technicky blokovány, omezení přístupových oprávnění.

Prostory monitorované kamerovým systémem jsou viditelně označeny Informačními tabulkami, které obsahují jednak piktogram a dále krátký informační text.

Rozsah zpracování osobních údajů

Co do rozsahu zpracování kategorií údajů Správce zpracovává následující osobní údaje Odběratelů a Dodavatelů:

  • jméno a příjmení, příp. obchodní firma, sídlo, IČO, DIČ, e-mailová adresa, telefonní číslo;
  • obrazové záznamy (z kamerového systému).

Doba uložení osobních údajů

Doba uložení, resp. zpracování osobních údajů Zákazníků ze strany Správce je následující:

  • po dobu trvání smluvního vztahu;
  • po dobu povinností vyplývajících z daňových právních předpisů/ 5 let;
  • po dobu 14 dnů ode dne pořízení obrazového záznamu (kamerové systémy).

Práva subjektů údajů

Zákazníci jako subjekty údajů mají ve vztahu ke Správci ve smyslu článků 15 až 22 Nařízení následující právo:

  • právo na přístup k osobním údajům, zejména právo žádat po Správci informaci o zpracování svých osobních údajů;
  • právo na opravu osobních údajů, pokud jsou údaje vedeny nepřesně;
  • právo na výmaz osobních údajů („právo být zapomenut“);
  • právo na omezení zpracování osobních údajů;
  • právo vznést vůči Správci námitku proti zpracování osobních údajů;
  • práv nebýt předmětem automatizovaného individuálního rozhodování, včetně profilování (s výjimkami).

Vedle toho má subjekt údajů právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je:

Úřad pro ochranu osobních údajů
Pplk. Sochora 27
170 00 Praha 7

E-mailová adresa: posta@uoou.cz